Bugün dünyanın pek çok gelişmiş ülkelerinde kamu adına görev yapan kurum ve kuruluşlar, çalışmalarını güvenli ortamlarda kayıt altına almaktadır. Bu çalışma ve bilgilerini şeffaf olarak vatandaşla paylaşarak e-devlet yapısının önemini ortaya çıkarılmaktadır.
Modern ve demokratik bir devlet olmanın gereği budur. Kaldı ki günümüzde yapılan tüm çalışmalar her şey elektronik ortamda yapılıyor. Elektronik bilgi sistemleri ayrıca bilgi ve belgelerin arşivlemekle kalmıyor aynı zamanda, bilgiye daha kolay, güvenilir ve ucuz bir şekilde ulaşılmasını da sağlıyor.
Şimdi durduk yere neden bunları yazıyorum?
Uzun bir süredir gündemde olan, bazen bilinmediği için bilgi kirliliğinin yaşandığı, bazen de özellikle konuyu tartışmaya açmak için zemin hazırlanan bir konu var. EBYS yani Elektronik Belge Yönetim Sistemi’nin KKTC’ye de geliyor oluşu. Bundan rahatsızlık duyan bir kesim var. Başta KTÖS. Sendika Genel Sekreteri Şener Elcil’in düşüncesine göre bu sistem güvenilir değil. Şener, Türkiye’de kurulan, KKTC’de de kurulması için çalışma başlatılan “Elektronik Belge Yönetim Sistemi” (EBYS) ile Türkiye’deki makamların Kıbrıslı Türklerin vatandaşlık, özel ve kamusal bilgilerine kolayca ulaşacağını iddia ediyor ve devamında şunu ekliyor: “Türkiye’ye bağlı bir sistem değil, sadece Kıbrıslı Türk toplumuna ait bir sistemin kurulmasını istiyoruz.”
Bu konuyu araştırdım. Anladığım kadarıyla EBYS sistemi şahıslarla değil kurumlarla ilgileniyor. Bu sistem aynı zamanda arşivcilik bilincini de aşılayacak. Bugün KKTC’de önemli sayılabilecek konularda doğru düzgün bir arşiv yapılmadığını hayretle karşılıyorum. Misal: bir kadın hastalıkları, kanser vs.. Hangi bölgede hangi kanser vakası yaşanıyor? Kadın , erkek yaş ortalaması kanser hastalığına müsait? Bunların hiç birini bilmiyoruz. Çünkü elimizde bilimsel veri yok.
İşte EBYS KKTC’de belge yönetim sisteminin elektronik ortamda yürütülebilmesine imkan sağlaması bakımından çok nefis bir sistem. Böylesine önemli projeyle KKTC daha güç kazanarak, belge yönetimi gereksinimini başarıyla uygulayabilecek hale gelecek. Ve şunu da görelim artık; elektronik kayıt sistemi, kamunun işleyişinin hantallığını da ortadan kaldıracak. Gelenekselleşmiş kayıt sisteminden kurtulmuş olacağız. Tüm bilgi ve belgeler elektronik ortamda erişimi sağlanacak. Kullanıcılar yetkileri dahilinde istedikleri belgeye ulaşabilecekler. Bundan daha temiz ve pratik bir sistem olur mu?
EBYS’de gizlilik derecelerini de araştırdım. Burada paylaşıyorum.
Hizmete özel: içerdiği konular itibariyle, gizlilik dereceli konular dışında olan, güvenlik işlemine ihtiyaç gösteren ve Devlet hizmetine ait özel bilgileri ihtiva eden bilgi, belge, evrak, mesaj ve dokümanlara verilen gizlilik derecesidir,
• Özel: İçerdiği konular itibariyle, müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde, milli menfaatlerimizi olumsuz yönde etkileyecek olan bilgi, belge, evrak, mesaj ve dokümanlara verilen gizlilik derecesidir.
• Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde, ulusal güvenliği, milli prestij ve menfaatlerimizi ciddi ve önemli derecede zedeleyecek olan bilgi, belge, evrak, mesaj ve dokümanlara verilen gizlilik derecesidir.
• Çok Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde, ulusal güvenliği büyük ölçüde tehlikeye düşürecek, Devletimize ve müttefiklerimize büyük ölçüde zararlar verebilecek olan bilgi, belge, evrak, mesaj ve dokümanlara verilen gizlilik derecesidir.